セキュリティ体制について

あすみあ総合司法書士法人(以下、「当事務所」といいます)のセキュリティ体制についてご説明いたします。

防犯セキュリティシステムの導入

警備会社と契約し、防犯システムを導入しています。 
事務所に職員が不在のとき、常に、警備システム(セキュリティシステム)が作動しています。 
各種防犯センサーなども完備しています。

ご自身の大切な情報を預けることになるわけですから、ご依頼人様の立場であれば、「警備システムを契約している事務所に頼みたい」と考えて、2005年から契約しています。 


書類保管体制

実務を行っていますと、過去の書類が膨大となります。

司法書士には、司法書士法により、一定期間の書類保管義務があります。
スキャニングによりデータ化を行い、専門会社による溶解処理へ移行する体制を採っております。

機密文書の溶解処理

当事務所では、依頼人様の

・個人情報が印字された書類
・申請書類
・複写書類

について、法律上の保管期間が終了したのち、専門会社に溶解処理を委託しています。

これは委託会社からの溶解完了証明書です。
 

溶解完了証明書
 

※実際には、溶解処理会社、伝票番号などが記載されていますが、塗りつぶしております。

 

システム管理を専門の事業者に委託

ネットワークの正常な稼働、ネットワークセキュリティ対策のため、専門のシステム事業者に委託しています。
 

  システム管理イメージ
 

もちろん、当該事業者とは、業務委託契約および機密保持契約を締結しています。

 

すべてのパソコンへのセキュリティソフトのインストール

これは当然かもしれませんが、事務所全体について、パソコンにセキュリティソフトをインストールしています。
定期的に、ウィルス等のチェックもかけております。
 

  パソコンのセキュリティイメージ
 

なお、各PC内のセキュリティ対策(ウィルスソフトのインストール、ファイヤーウォール等の設定)について、専門の事業者に、その設定・管理を委託しています。
当該事業者と当事務所との間の機密保持契約は、締結済みです。

 

内部統制

当事務所の職員と当事務所とは機密保持契約(誓約書)を取り交わしています。
ご依頼人さまの情報を、当事務所外に持ち出すこと(インターネットを含む)は、申請を行うなどのやむを得ない場合を除き、禁止しています。
 

   セキュリティ 内部統制 イメージ


司法書士には法律により守秘義務が
課せられています。
セキュリティ対策も万全。ご安心ください。

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